Qué es el Formulario W-9 y cuándo necesitas completarlo (Guía 2025 para extranjeros con LLC en EE.UU.)

Si tienes una LLC en Estados Unidos, es muy probable que en algún momento te pidan completar el Formulario W-9. Aunque a primera vista pueda parecer confuso, este documento es fundamental para operar correctamente y evitar problemas fiscales. En este artículo te explicamos qué es, para qué sirve, quién lo debe presentar y cuáles son sus implicancias si eres extranjero con una empresa en EE.UU.

¿Qué es el Formulario W-9?

👉 Descargar el Formulario W-9 oficial (PDF) El Formulario W-9 es un documento oficial del IRS (la agencia tributaria de Estados Unidos) que sirve para solicitar el nombre legal y el número de identificación fiscal (TIN) de una persona o entidad estadounidense.

Es importante destacar que el W-9 no se envía al IRS. Se entrega al pagador (por ejemplo, Amazon, Stripe, un banco o una empresa) que necesita tus datos fiscales para emitir formularios como el 1099-NEC, 1099-MISC o 1099-K.

¿Quién debe completar un W-9?

Este formulario debe ser completado por cualquier "U.S. person", es decir:

• Ciudadanos o residentes fiscales de EE.UU.

• Empresas registradas en EE.UU. (incluidas LLC, corporaciones, partnerships y trusts)

Si tienes una LLC registrada en Estados Unidos, aunque seas extranjero, es muy probable que Amazon, bancos o procesadores de pago te pidan un W-9.

¿Qué datos incluye el W-9?

1. Nombre legal de la persona o empresa (según el IRS)

2. Nombre de la LLC (si aplica)

3. Tipo de entidad (persona física, C Corp, S Corp, partnership, LLC)

4. Códigos de exención (si corresponde)

5. Dirección postal en EE.UU.

6. Número de identificación fiscal (EIN, SSN o ITIN)

7. Firma y fecha de certificación

Casos típicos donde te pedirán un W-9

• Abrir una cuenta bancaria para tu LLC (Mercury, Relay, etc.)

• Registrar tu cuenta en Amazon Seller Central como empresa de EE.UU.

• Recibir pagos de clientes corporativos dentro de EE.UU.

• Solicitudes de pago de servicios prestados a entidades estadounidenses

Cuidado con el "Backup Withholding"

Si no entregas el W-9 correctamente o el TIN que proporcionas es inválido, el pagador está obligado a retener el 24 % de tus ingresos como "backup withholding" y enviarlo al IRS. Esto se puede evitar presentando un W-9 válido y actualizado.

Multas por errores o falsas declaraciones

• $50 por no entregar el formulario o por errores en el TIN

• Multas mayores si se considera "descuido intencional"

• Posibles sanciones penales por firmar con datos falsos

W-9 vs W-8BEN-E: ¿cuál te corresponde?

• Si tienes una LLC registrada en EE.UU. y recibes pagos en su nombre, debes usar W-9.

• Si eres una entidad extranjera sin presencia fiscal en EE.UU., te corresponde W-8BEN-E.

Nunca debes enviar ambos. Elegir el formulario correcto depende de la residencia fiscal de la entidad que recibe el dinero.

Conclusión

El W-9 es mucho más que un simple formulario: es una herramienta clave para cumplir con las leyes fiscales de EE.UU. Si tienes una LLC como extranjero, entender cuándo usarlo te ayuda a evitar errores, multas y retenciones innecesarias. Siempre que trabajes con empresas o plataformas estadounidenses, asegurate de tener tu W-9 listo y actualizado.

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